• Tollenburglaan 3
  • 4033 DG Lienden
  • +31 (0)6 23273440

Wat is ISO 9001?

ISO 9001 is een (internationale) norm die eisen stelt aan het kwaliteitssysteem van een organisatie. Het is dus geen kwaliteitssysteem dat aangeeft hoe u moet werken. Volgens deze standaard moet het kwaliteitsbeleid bekend zijn bij alle medewerkers. De organisatie moet zorgen voor het verhogen van de klantentevredenheid door te voldoen aan de eisen en wensen van de klanten en aan de wettelijke eisen die van toepassing zijn op de dienst van de organisatie. Daarnaast moet de organisatie de bedrijfsprocessen beheersen en dit kunnen aantonen.


Nadat een externe audit heeft plaatsgevonden, kan de organisatie een certificaat ontvangen waaruit blijkt dat zij voldoet aan de eisen. Dit zegt de organisatie en haar klanten dat de organisatie op een gestructureerde manier aan kwaliteitsmanagement (zorg, beheersing en borging) doet. Dit is echter geen garantie voor een kwalitatief goed product. Wij hanteren echter een andere insteek en zetten (of verbeteren) uw kwaliteitssysteem praktisch op waarbij we rekening houden met uw huidige werkwijze: zeg wat je doet, doe wat je zegt, en bewijs het.

Bureauleiding

Hier zit veruit de meeste winst en invloed bij een organisatie als het gaat om de bedrijfsresultaten, zonder dat dit direct beseft wordt. Hier wordt het beleid bedacht, uitgezet, gecontroleerd en voor zover nodig bijgestuurd. Het begint met een strategie, een meerjarenplan, waarin de doelen en aanpak van het bureau zijn verwoord. Jaarlijks worden de belangrijkste doelen van dat specifieke jaar in een managementreview, ook wel directierapportage, verwoord. De resultaten en vorderingen worden bijvoorbeeld elk kwartaal in het MT besproken en voor zover nodig bijgestuurd. Dit alles gebeurt op basis van het beproefde PDCA-principe; Plan Do Check Act, ook wel de Demingcirkel genoemd. Niet alleen de bureauleiding, maar ook het personeel geeft deze aanpak met name op het gebied van Project-, Personeels- en Financiele zaken duidelijkheid, vertrouwen en rust.

'Handboek'

Het vervaardigen van een Kwaliteitshandboek voor de organisatie is niet het meest moeilijke aspect. Het is echter wèl hetgeen waar het meeste weerstand tegen komt als dit niet goed wordt opgepakt. De druk te 'moeten' werken volgens procedures, 'formulieren' in te vullen, avond(en) buffelen vlak voor een externe audit zonder dat hier de meerwaarde van gezien wordt. Herkent u dit? Dan werkt het dus niet en investeert u verkeerd. Handboek op intranetHoe wij te werk gaan: we onderzoeken eerst hoe in de praktijk wordt gewerkt en omschrijven dit. Nuttige bureaubrede informatie verzamelen wij als instructie, als centraal naslagwerk en daar waar formulieren niet nodig zijn zullen we ze zeker niet introduceren. Samen met een afgevaardige van uw bureau zetten wij het systeem op (liefst zonder mappen; heeft u intranet?) zoals u werkt en bespreken we dit met uw medewerkers om uitleg, draagvlak en begrip te creëren.

Vervolgens worden de doelen vanuit de bureauleiding (managementreview) overeenkomstig de bureaustrategie punt voor punt, afhankelijk van de relevantie, geïmplementeerd. Dit is een lopend proces waardoor uw organisatie een zelflerende organisatie wordt en blijft! We verzekeren u dat de weerstand intern vermindert en de resultaten worden verbeterd. U kunt zich dus gerust laten certificeren om u te onderscheiden van uw concurrenten.

Kwaliteitsrapportage

Bij een zelflerende organisatie hoort zelfbewustzijn. Deze input kan zowel intern (medewerkers) als extern (opdrachtgevers, adviseurs, etc.) worden verzameld en noemen we evaluaties. Ook de externe audit zal input opleveren, evenals de interne audits. Wij beoordelen bij een interne audit of de opzet werkt zoals het is opgezet en bedoeld. Als iets geconstateerd wordt, wordt bekeken of dit bijgesteld moeten worden, of juist voortschrijdend inzicht is. In dit laatste geval wordt de werkwijze aangepast aan de praktijk. Als er iets bij een interne audit al geconstateerd wordt is dat geen fout, maar juist het gevolg van goede doeltreffende kwaliteitsmonitoring! Uit ervaring weten we dat een externe auditer verheugd zal zijn om te zien dat het kwaliteitssysteem werkt. Ze hoeven dan niet tussentijds terug te komen wat u weer kosten scheelt.

Eens per jaar worden de gebundelde evaluaties en audits bekeken, gebundeld en met advies (corrigerende en preventieve maatregelen) aan het MT aangeboden. De bureauleiding weet zo dus exact wat er speelt en kan deze input gebruiken om haar beleid hierop bij te sturen of constateren dat alles verloopt zoals volgens de strategie is bedoeld.

Ervaring

Wij hebben jarenlange ervaring als ISO-9001 kwaliteitsmanager bij A12 Architecten BNA (www.A12architecten.nl), bij projectmanagementbureau CNL management (www.CNLmanagement.nl) en een kortere periode bij BD Architectuur (www.BDarchitectuur.nl). Tevens hebben wij gediend als sparringpartner voor onder andere GAJ Architecten (www.GAJ.nl), Huibers & Jarring Architecten (www.HuibersJarring.nl) en heeft Certiked ons in contact gebracht bij Marant onderwijsontwikkeling en -zorg (www.Marant.nl). Tenslotte hebben wij op verzoek van de BNA met veel plezier eigenaren en bureaumanagers een lezing Kwaliteitszorg bij Architectenbureaus gegeven.

Wij gaan in vertrouwen met al uw informatie om! Deze vertrouwelijkheid leggen wij dan ook schriftelijk met u vast.