• Tollenburglaan 3
  • 4033 DG Lienden
  • +31 (0)6 23273440

Projectintake en contractering

Het in de hand houden van je kosten begint al bij de projectintake en contractering: maak een risicoanalyse; niet elk project moet je willen aannemen. Hoeveel voorinvestering heb je nodig en wat is dan de kans van slagen, dekt de marge de voorinvestering? Maak een  grove plan van aanpak (pva) met kostenraming (wij noemen dit het werkplan), dan weet je al in grote lijnen waar je aan toe bent en tot hoever je in de onderhandelingen kunt gaan. Doe een gefundeerde realistische aanbieding en maak jezelf niet ongeloofwaardig door daarna flink te 'duiken' met je prijs. Praat liever over een aanpassing van de te leveren diensten;Ondertekenen contract wat is het doel, wat verwacht de opdrachtgever precies(!) en wat is hier ècht voor nodig? Omschrijf de afspraken vervolgens duidelijk in een contract om discussies (die tijd en dus geld kosten, naast verstoring van de verhoudingen) te voorkomen en laat deze ook ondertekenen.

Intern afstemming en verantwoordelijkheid

Bespreek vervolgens de opdracht èn het pva met de projectbetrokken zodat iedereen weet wat binnen de opdracht valt en wat niet. Laat de teamleden zelf een eigen urenplanning maken van hun specifieke taken en vergelijk dit met werkplan: is dit in overeenstemming of is er nu reeds een overschrijding geconstateerd? Stuur dit eventueel bij en leg dit vast. Zo vergroot je de betrokkenheid en maak je hem/haar verantwoordelijk voor de eigen werkzaamheden. Als de projectteamleden hun uren bijhouden in een centraal systeem (bijv. Assistance) ben je altijd op de hoogte van de actuele financiële situatie. Check dit ook regelmatig met het werkplan, in ieder geval aan het einde c.q. begin van elke fase en stuur voorzover nodig bij.

Meerwerk

'Zeur' niet bij elke geringe afwijking om meerwerk bij de opdrachtgever. Houdt dit netjes bij èn informeer de opdrachtgever hierover. Daar waar het serieus om veel werk en dus kosten gaat bespreek dit dan vóóraf met de opdrachtgever. Verwijs hierbij naar alle vorige zaken die je niet in rekening hebt willen brengen en verduidelijk open en eerlijk dat dit deze keer toch helaas echt meerwerk is.

Vervolgopdracht

Deze methode lijkt misschien in eerste instantie een heel gedoe. Maar in feite is het logisch en een schijntje van de kosten (en de tijd) van de mogelijke verliezen waar je achteraf anders 'gewoon' mee geconfronteerd wordt! Nog los van de tijd, energie en irritatie over de meerwerkdiscussies en het intern de duimschroeven moeten aandraaien. Goede verhoudingen t.b.v. een vervolgopdrachtNatuurlijk kunnen er nog andere factoren zijn die je niet in de hand hebt, zoals ziekte van een teamlid bijvoorbeeld. Via deze methode weet je echter waar je aan begint, waar je staat en opdrachtgevers waarderen het dat je niet telkens om geld zeurt... je wilt immers toch het liefst een vervolgopdracht!

DvS management & advies heeft uitstekende ervaringen met deze werkmethode en helpen je graag bij het opstellen van een risicoanalyse en/of een plan van aanpak (pva). Wij hebben daarnaast een praktische en eenvoudige werkplan-tool ontwikkeld en hebben de nodige ervaring in de totstandkoming van contracten. Mocht je een beroep op ons willen doen, aarzel niet, neem gerust vrijblijvend contact op!

Terug naar overzicht